Bir yönetim danışmanı olarak Yönetim= Denetim fikrine katılırım. Yani denetleyemiyorsan, yönetemezsin.
TSK’de disiplin çok önemlidir. Bireysel disiplin yetmez. Kurumsal olarak da denetim ve disiplin sağlamak gerekir. Örneğin TSK birliklerinin denetimi, birliklerde emir komuta ilişkisi içinde belli- belirsiz zamanlarda yapılan iç denetimler yanında, planlı olarak üst komutanlıkça eğitim ve akçeli işlerin denetimi yapılır.
Akçeli işlere orduevleri, birlik kantinleri, saymanlıklar vb. örnek gösterilir. MSB müfettişleri tarafından yapılır.
Her kuvvet komutanlığının eğitim denetleme kurulları vardır. Belirli kıstaslara göre yapılan planlamalarla birlikleri eğitim, spor ve atış yönünden denetlerler. Her denetleme sonrasında birliklere ve komutanlarına not verilir. Generalliğe terfi edeceklerle, üst rütbeye aday olan birlik komutanları için alacakları notlar önemlidir.
Bakanlıklar ve diğer kamu kurumları da iç ve dış denetimlerinde kendi kurallarını oluşturur.
Sayıştay üst yargı kurumu olarak tüm devlet kurumlarını mali ve yönetim hataları yönünden denetler.
Yazımızın konusuna gelirsek. Sayıştay tarafından yapılan denetimlerde en çok BULGU’ya rastlanan konulardan birisi “Mali Yönetim ve İç Kontrol Sistemleridir.” Bu nedenle Sayıştay denetçilerinin raporlara yansıyan açıklamaları ve tespitlerinden alıntılar yaparak konuyu mevzuat açısından incelemenin yararlı olacağını düşünüyorum.
Sayıştay tarafından yapılan denetlemelerle ilgili düşüncelerimizi “SAYISTAY DENETIMI SORUMLULUK CERCEVESI VE SORUNLAR” başlıklı yazımızda ayrıntılı açıklamıştık.
Ne gibi hatalar yapılıyor?
Kurumda İç kontrol sisteminin yapılandırılmasına yönelik olarak sadece iç kontrol standartları uyum eylem planı hazırlanmış olsa da henüz tam anlamıyla bu standartlar oluşturulamamışsa sorun var demektir.
Kamu kurum ve kuruluşların iç kontrol standartlarının yapılandırılmasıyla, temel nitelikteki asgari standartlar da yapılandırılmış olacaktır. İç kontrol sisteminin kurgulanmasında standartların belirlenmesi gerekli olsa da tek başına yeterli değildir. Kamu idareleri iç kontrol standartlarının yapılandırılmasına yönelik hazırlanan eylem planlarını uygulamaya çalışırken bunun yanında, iç kontrol sisteminin unsurlarının ve iç kontrollerin tüm birimlerde ve bu birimlerde yapılan tüm iş süreçlerinde bizzat işi yapan personelin katılımı ile risk odaklı, katılımcı bir yaklaşımla oluşturulmasına yönelik çalışmaların yapılması ihmal ediliyor. İç kontrol sisteminin yapılandırılması için kurumda temel 5 unsurun varlığı ve yeterliliği sağlanmalıdır.
Kamu iç kontrol standartları zaten tüm kamu kurumlarında genel olarak olması ve uygulanması gereken asgari standartlardır. Bu standartlar tüm kamu idarelerince asgari bir gereklilik olarak yapılandırılacaktır. Ancak her kurum bu standartların yapılandırılmasıyla birlikte kendi çalışma alanına yönelik tüm faaliyetler kapsamında, birimlerde ki iş süreçlerinde riskli alanlara yönelik kontrolleri, bu işleri bizzat yapanların katılımıyla belirlemek zorundadır. Belirlenen bu riskler ve risklerin etki ve ihtimalini azaltacak iç kontroller hiyerarşik olarak aşağıdan yukarıya değerlendirilip bütçe, zaman ve personel imkanları gözetilerek üst yönetimin benimsediği risk iştahı düzeyine uygun olarak mücadele edilecek riskler ve bunlara yönelik iç kontrollerle üst yönetici karar verecektir. Ayrıca Kamu idareleri genel kamu iç kontrol standartları yanında kendi faaliyet alanlarına yönelik standartlar da oluşturabilir.
Mevzuat incelemesi;
İç kontrol sistemine ilişkin olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun “İç Kontrol Sistemi” başlıklı 5’nci kısım Md. 55- 56 ve 57’de tanım, amaç ve yapısı verilmiştir.
“İç kontrolün tanımı” başlıklı Md. 55; (Değişik birinci fıkra: 22.12.2005-5436/Md. 10):
“İç kontrol; İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçlerle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.”
“İç kontrolün amacı” başlıklı Md. 56: “a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında, güvenilir rapor ve bilgi edinmeyi, e) (Değişik: 22.12.2005- 5436/ Md.10) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamaktır.”
“Kontrolün Yapısı Ve İşleyişi” başlıklı Md. 57; (Değişik birinci fıkra: 22/12/2005-5436/10 md.):
“Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur. Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için;
• Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması,
• Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi,
• Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması,
• Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi,
• Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurularak gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür.
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik “İç kontrolün temel ilkeleri” Md. 6;
“İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır:
a) İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
c) İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
d) İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
e) İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.
f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.”
İç kontrol sisteminin yapılandırılması ve işleyişi konusunda sorumluluk üst yöneticiye aittir. 5018 sayılı Kanunu Md. 11 ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (26.12.2007 ve RG sayı 26738) belirtildiği gibi;
Üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.
5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatın gereği olarak, iç kontrol sisteminin kurumda yapılandırılması için iç kontrol standartları uyum eylem planının uygulanması ile birlikte tüm birimlerde tüm faaliyetleri kapsayan iş süreçlerinde işleri yapan personelin katılımı sağlanarak risk odaklı bir yaklaşımla iç kontrollerin belirlenmesi gereklidir. İç kontrol sistemin temel unsurları olan Kontrol ortamı, Risk değerlendirme, Kontrol faaliyetleri, Bilgi ve iletişim, İzleme Unsurlarını kamu idaresi üst yöneticisi benimsemeli ve personeli teşvik ederek katılımcı yöntemlerle yeterli düzeyde yapılandırılması ve uygulanması için süreci gözetmelidir.
KAYNAK: Sayıştay denetim raporları.