Haliç Kongre Merkezinde 11- 13 Kasım 2022’de 2022 ÖRGÜTLERİN YÖNETİMİ KONGRESİNDE bildiri olarak sunulmuştur.
ABSTRACT
1. INTRODUCTION
Also, as a management consultant, I agree with the idea of Management = Audit. So if you can’t control, you
can’t manage.
Even though our main subject is Municipalities, I mean to include Public institutions in the title of the article; When the Municipality Law No. 5393 and the Metropolitan Municipality Law No. 5216 and some regulations are enacted, the importance of financial management, INTERNAL control and EXTERNAL audit is no different for Local governments and public institutions, which are the “capillaries of the public”.
Local governments have a complex structure with around 250 legislation. Since the certificate of merit and proficiency – VQA-Vocational Qualification Institution certificate, which is required even from any foreman, is not requested from the mayor and municipal council member candidates who manage million/billion budgets, they can also be assigned to the senior management and exceptional civil servants (Private Office of Private Secretary) that they have the authority to appoint directly when they take office. unfortunately) are not available.
Even though the esteemed presidents, who became candidates under the influence of politics, take off their party badges and say that they are at an equal distance to all citizens, after they are elected, as in many examples, politics does not let them go! We do this in the recruitment of contracted civil servants and workers, which is an exceptional form of employment, by circumventing the recruitment procedures suitable for norm staff, as well as senior appointments that are not subject to a written exam, and to Personnel Ltd./ AŞ companies that almost every municipality has to establish, instead of subcontracting with the Decree Law No. 696. We see it in recruitment.
Despite the clear provision that the workers recruited from personnel companies will not be employed as office personnel, at the beginning of the practices contrary to the purpose of enacting the law, half or even 1/3 of the civil servant cadres allocated to the municipality with the norm staff are employed, while we witness that 696 personnel with statutory decrees are assigned in most office services.
That’s it etc. When qualified management cadres are not formed due to reasons, and esteemed presidents are not competent in their fields, we encounter news such as dismissal, bribery, appointment of trustees, which we often hear from the press.
The Faculty of Local Administrations within the body of Marmara University has given its first graduates, and some universities are trying to employ intermediate staff for local administrations with associate degree and distance education programs. I also hear that there are universities that close these departments because they can’t find enough students.
If a certificate-diploma or the condition of serving at least one term is required for the candidacy of the president and council members, I believe that most of the problems experienced at the moment will be eliminated, and the presidents, who are responsible for everything they do or do not do, should establish qualified cadres where they can easily delegate their responsibilities. they will make an effort.
The only systemic problem of local governments is not the electoral system. I think that structural problems, each of which will be a separate topic of discussion, should be discussed on many topics, from the formation of municipal councils to their de- politicisation, their lack of direct representation in the central government despite the fact that there is almost no ministry to which they are not affiliated, and the difficulties they face in sharing their problems.
To some politicians who oppose this, I say: If what has been done so far is correct, why does (Sayıştay) the Court of Accounts find tens of thousands of pages of systematic/repeated errors every year in municipalities from every political party?
While we ordinary citizens guess what our own problems, if any, are solved during the day, we can learn what the real problems are only when the results of the INTERNAL and EXTERNAL audits and annual reports, which are expressed in the title of the article, are published on their websites almost a year later.
These reports, which are required to be published on the websites by law, and the audit results, according to my research, which is still in its infancy, indicate that 75-80% of the municipalities do not publish activity reports in accordance with the standards, and that the published reports are insufficient in terms of personnel, management, capital, financial statements and activity information of municipal companies. I witness that. The rate of publication of mandatory (Sayıştay) the Court of Accounts audit reports and internal audit reports is much lower.
I can’t help but think that this situation is due to the fact that those who are legally required to do their duties knowingly do not find adequate punishments/not held accountable for their negligence in the execution of the final judgments of the (Sayıştay) Court of Accounts, as seen in the table I shared in the FOREIGN audit section.
I would like to share one more piece of information that I have seen in my studies in which I prepared the report summaries of (Sayıştay) the Turkish Court of Accounts for the years 2012-2018. On the website of (Sayıştay) the Court of Accounts, 25% of which audit reports have been published from 1,391 municipalities so far, while municipal companies are around 3%. None of the 388 town municipalities have an inspection report.
Because of these thoughts, I would like to continue by reminding the first paragraph of my article in this statement, which I prepared under the title of Management in Terms of Local Administrations, by saying Management = Audit.
What do we understand when we say “Audit”?
People who are far from the subject may confuse the FINANCIAL MANAGEMENT-INTERNAL CONTROL system with the Organizational Audit issues. As can be understood from the title of the article, FINANCIAL MANAGEMENT-INTERNAL CONTROL is also an audit, but it does not cover the entire institution. Financial services, Purchasing, Council etc. It is a control system that concerns units. When it comes to auditing, it is a process that covers all units of the institution/organization in a broader sense.
Although the first (Sayıştay) the Turkish Court of Accounts audit comes to mind when it comes to auditing among the public, we should not think only of the audits carried out by (Sayıştay) the Turkish Court of Accounts and the Ministry of Interior. Municipal councils can also establish an Audit commission with the decision they will take. Like some masters, I see the Activity reports prepared by the municipalities as an Audit document used by the citizens and the public to supervise the works of the municipality, and I find it very important that they are prepared with sufficient information and documents in accordance with the standards.
Although it is a bit far from civilian life, there is a similar structure in terms of the TSK-Turkish Armed Forces.
Discipline is very important in the TSK. Individual discipline is not enough. Institutionally, it is necessary to provide control and discipline. For example, in addition to the internal audits carried out at indeterminate times within the command-command relationship in the TSK units, planned and unplanned training and financial transactions are also audited by the higher commands. Union canteens, military casinos, tea shops, etc. example is shown.
MSB- Ministry of National Defense inspectors, on the other hand, mainly audit the accounting offices and army houses, like (Sayıştay) the auditors of the Court of Accounts.
Each force command has training supervisory boards. Like the Army Supervisory Board. They inspect the troops in terms of training, sports and shooting, with plans made according to certain criteria. After each inspection, the units and their commanders are given a grade. For the unit commanders who will be promoted to “GENERAL” and candidates for the top rank, the grades of the unit during the inspections are important.
Ministries and other public institutions also establish their own boards and rules in internal and external audits.
(Sayıştay) The Court of Accounts, as the supreme judicial institution, is an external audit institution that audits state institutions in terms of financial and administrative errors. Internal and other relevant Ministry inspectors also carry out EXTERNAL audit/proxy audit.
2. INTERNAL AUDIT – FINANCIAL MANAGEMENT AND INTERNAL CONTROL
One of the most common findings in (Sayıştay) the Court of Accounts’municipal audits is “Financial Management and Internal Control Systems.” [1] For this reason, by examining the issue in depth in terms of legislation, by quoting the statements and determinations reflected in the reports of the Auditors of (Sayıştay) the Court of Accounts. I shared it thinking that it would be useful to examine the subject in tabular form with examples.
3. FOREIGN AUDIT- (SAYIŞTAY) THE COURT OF ACCOUNTS, MINISTRY OF INTERIOR AND ASSOCIATED MINISTRY AUDIT
After giving detailed information about the Audit Framework of (Sayıştay) the Court of Accounts and the Responsibilities of the Administrations as an external audit, with the amendments made with the Law No. 6085 on (Sayıştay) the Court of Accounts, performance audits were moved away from the audits in which the efficiency, thrift and effectiveness of public activities were evaluated according to the old law. We see it presented. I will explain my detailed explanations on this subject in the presentation.
In addition, “Accountability, Types, Consequences” were examined in detail, and the concepts of financial, legal and criminal responsibility, which are frequently confused with the public, were clarified. In order to better understand the subject, examples related to the non-execution of (Sayıştay) the finalized Court of Accounts execution are shared as a table from my book. [2]
The calendar in the reporting process of (Sayıştay) the Court of Accounts audits was explained in detail with a critical point of view, and the concern was shared that there may be errors and risks in the audit reports prepared due to the financial statements that have not yet been finalized and/or have not been independently audited, if the time constraints imposed by the Law No. 6085 are complied with.
KEYWORDS;
SAI, MUNİCIPALITY, LOCAL GOVERNMENT, FINANCIAL AUDIT, EXTERNAL AUDIİT
[1]Bkz. a.g.e..,Birinci Cilt, s. 87- 88- 89- 90.
[2]Bkz. a.g.e..,Birinci Cilt, s. 87- 88- 89- 90.
KAMU VE BELEDİYELERDE MALİ YÖNETİM- İÇ KONTROL İLE DIŞ DENETİMİN ÖNEMİ
BİLDİRİ ÖZETİ
1. GİRİŞ
Aynı zamanda bir yönetim danışmanı olarak Yönetim= Denetim fikrine katılıyorum. Yani denetleyemiyorsan, yönetemezsin.
Asıl konumuz Belediyeler olsa da, yazı başlığına Kamu kurumlarını da eklemekten kastım; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ile bazı yönetmelikleri çıkarınca, Mali Yönetim ve İç Kontrol ile Dış Denetimin önemi “Kamunun kılcal damarları” olan yerel yönetimler ile kamu kurumları için farklı görülmemektedir.
Yaklaşık 250 civarında mevzuatıyla yerel yönetimler karmaşık bir yapıya sahiptir. Herhangi bir ustabaşından bile istenilen liyakat ve yeterlilik sertifikası, Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) belgesi, milyon/ milyarlık bütçeleri yöneten belediye başkanı ve belediye meclis üyesi adaylarından istenmediği için, göreve geldiklerinde de doğrudan atama yetkisine sahip oldukları üst yönetim ve istisnai memurluklarında da (Özel Kalem Müdürlüğü gibi) maalesef aranmamaktadır.
Siyasetin etkisiyle aday olan belediye başkanları ise seçildikten sonra her ne kadar parti rozetlerini çıkarıp, tüm vatandaşlara eşit mesafede olduklarını söyleseler de, birçok örnekte olduğu gibi siyaset onların yakasını bırakmamaktadır. Bizler bunu yazılı sınava tabii olmayan üst düzey atamaların yanı sıra, norm kadroya uygun işe alım prosedürlerinin etrafından dolaşılarak, istisnai bir istihdam şekli olan sözleşmeli memur ve işçi alımlarında ve 696 sayılı Kanun Hükmünde Kararname (KHK) ile taşeron çalıştırma yerine, neredeyse her belediyenin kurmak zorunda kaldığı Personel Ltd./ AŞ şirketlerine eleman alımlarında da tespit edebiliyoruz.
Kanunun yayımlanma amacına aykırı uygulamaların başında, personel şirketlerinden alınan işçilerin büro personeli olarak çalıştırılmayacağı açık hükmüne rağmen, norm kadro ile belediyeye tahsis edilmiş memur kadrolarının yarısı hatta 1/3’ü istihdam edilirken, çoğu büro hizmetlerinde 696 sayılı KHK’lı personele görev verildiğine tanık oluyoruz.
İşte bu vb. nedenlerle liyakatli yönetim kadroları oluşturulmayıp, belediye başkanları da konularında ehil olmayınca basından sıklıkla duyduğumuz görevden el çektirmeler, rüşvet, kayyum atama gibi haberlerle karşılaşıyoruz.
Marmara Üniversitesi bünyesinde Yerel Yönetimler Fakültesi ilk mezunlarını vermiş olup, bazı üniversiteler ise önlisans ve uzaktan eğitim programlarıyla yerel yönetimler için ara eleman teminine yönelik önemli bir çaba sarf ediyorlar. Bu bölümleri yeterli öğrenci bulamadığı için kapatan üniversiteler olduğunu da duyuyorum.
Eğer başkan ve meclis üyeleri aday adaylığı için sertifika- diploma veya en az bir dönem görev yapma şartı aranırsa, inanıyorum ki şu an yaşanan sorunların büyük kısmı ortadan kalkacak, yaptığı veya yapmadığı her şeyden sorumlu olan başkanlar da, bu sorumluluklarını paylaşacakları liyakatli kadrolar kurma çabası içine gireceklerdir.
Yerel yönetimlerin sistemsel olarak tek sorunu seçim sistemi değildir. Belediye meclislerinin oluşumundan siyasetten arındırılmasına, neredeyse bağlı olmadıkları bakanlık olmamasına rağmen merkezi hükümet içinde doğrudan temsil edilmemelerine ve sorunlarını paylaşma konusunda yaşadıkları zorluklara kadar birçok başlıkta ve her birisi ayrı tartışma konusu olacak yapısal sorunların konuşulması gerektiğini değerlendiriyorum.
Buna karşı çıkan siyasetçilere yönelik ileri sürdüğüm savım şudur; “ Eğer bugüne kadar yapılanlar doğruysa, her siyasi partiden belediyelerde neden Sayıştay her yıl onbinlerce sayfa tutan sistematik/ tekrarlanan hataları bulmaktadır.”
Biz sıradan vatandaşlar gün içinde varsa kendi sorunlarımızın giderilip, giderilmediği kadar neler olduğunu tahmin ederken, asıl sorunların neler olduğunu ancak yazının başlığında ifade bulan “ İç ve Dış Denetim sonuçları ile Faaliyet Raporlarının” yaklaşık bir yıl sonra web sitelerinde yayımlanmasıyla öğrenebiliyoruz.
Kanunen web sitelerinde yayımlanması zorunlu olan bu raporlar ve denetim sonuçlarına ilişkin halen üzerinde çalıştığım bir araştırmaya göre %75- 80 belediyenin standartlara uygun faaliyet raporları yayımlamadığına, yayımlanan raporların ise belediye şirketlerinin personel, yönetim, sermaye, mali tabloları ve faaliyet bilgilerinin yine aynı oranlarda yetersiz olduğunu tespit ettim. Zorunlu olan Sayıştay denetim raporları ile İç denetim raporlarının yayımlanma oranı ise çok daha düşük seviyede olduğu görülmektedir.
Bu durumun, kanunen yayımlamaya zorunlu oldukları görevlerini bilerek yerine getirmeyen ve Dış denetim bölümünde paylaştığım tabloda görüleceği üzere Sayıştay kesinleşmiş ilamlarının yerine getirilmesindeki görevlerini ihmal edenlerin cezai karşılık bulmaması ve hesap sorulmaması kaynaklı olduğunu kıymetlendiriyorum.
2012- 2018 yılları Sayıştay rapor özetlerini yayımladığım çalışmalarımda tespit ettiğim bir hususu aktarmak istiyorum. Sayıştay web sitesinde 1.391 belediyeden bugüne kadar denetim raporu yayımlanmış olan belediye sayısı toplam belediyelerin %25’i olup, belediye şirketleri ise %3 civarındadır. 388 belde belediyesinden hiçbirinin denetim raporu bulunmamaktadır.
Bu düşüncelerimden dolayı Yerel Yönetimler Açısından Yönetim başlığında hazırladığım bu bildiride yazımın ilk paragrafını tekrar hatırlatarak Yönetim= Denetimdir diyerek devam etmek istiyorum.
Denetim deyince ne anlıyoruz?
Konuya uzak kişiler MALİ YÖNETİM- İÇ KONTROL sistemi ile Örgütsel Denetim konularını karıştırabilir. Yazı başlığından da anlaşılacağı gibi MALİ YÖNETİM- İÇ KONTROL da bir denetimdir ancak kurumun tümünü kapsamaz. Mali hizmetler, Satın alma, Encümen vb. birimleri ilgilendiren bir kontrol sistemidir. Denetim deyince daha geniş anlamda kurumun/ örgütün tüm birimlerini kapsayan bir işlemden bahsedilir.
Halk arasında ise denetim deyince öncelikle Sayıştay denetimi akla gelse de, sadece Sayıştay ve İçişleri Bakanlığınca yapılan denetimleri düşünmemeliyiz. Belediye meclisleri de alacakları kararla Denetim komisyonu kurabilir. Doktrinde de bazı görüşlerde yer verildiği şekilde ben de belediyelerin hazırladığı faaliyet raporlarını, vatandaşlar ve kamuoyunca belediye çalışmalarını denetlemek için başvurulan bir denetim belgesi olarak görüyorum ve standartlara uygun olarak yeterli bilgi ve dokümanlarla hazırlanmasını çok önemli buluyorum.
Biraz sivil yaşama uzak olsa da, Türk Silahlı Kuvvetleri (TSK) açısından da benzer yapı ve uygulamanın olduğunu görüyoruz.
TSK’de disiplin çok önemlidir. Bireysel disiplin yetmez. Kurumsal olarak da denetim ve disiplin sağlamak gerekir. Örneğin TSK birliklerinde emir komuta ilişkisi içinde belli- belirsiz zamanlarda yapılan iç denetimler yanında, üst komutanlıklarca planlı ve plansız eğitim ve akçeli işlerin denetimleri de yapılır. Akçeli işlere birlik kantinleri, askeri gazinolar, çay ocakları vb. örnek gösterilir.
Milli Savunma Bakanlığı (MSB) müfettişleri ise Sayıştay denetçileri gibi saymanlıklar ve orduevleri ağırlıklı olarak denetim yapar.
Her kuvvet komutanlığının eğitim denetleme kurulları vardır. Kara Kuvvetleri Denetleme Kurulu gibi. Belirli kıstaslara göre yapılan planlamalarla birlikleri eğitim, spor ve atış yönünden denetlerler. Her denetleme sonrasında birliklere ve komutanlarına not verilir. Generalliğe terfi edeceklerle, üst rütbeye aday olan birlik komutanları için denetimlerde birliğin alacağı notlar önemlidir.
Bakanlıklar ve diğer kamu kurumları da İç ve Dış Denetimlerinde kendi kurullarını ve kurallarını oluşturur.
Sayıştay üst yargı kurumu olarak devlet kurumlarını mali ve yönetim hataları yönünden denetleyen Dış Denetim kurumudur. İçişleri ve ilgili diğer bakanlık müfettişleri de Dış Denetim/ Vesayet Denetimi yapar.
2. İÇ DENETİM- MALİ YÖNETİM VE İÇ KONTROL
Sayıştay’ın belediye denetimlerinde en çok Bulgu’ya rastlanan konulardan birisi “Mali Yönetim ve İç Kontrol Sistemleri”dir.[1] Bu cümleden olarak kaynak olarak gösterdiğim eserimde mevzuat açısından konuyu derinlemesine inceleyerek, Sayıştay denetçilerinin raporlarına yansıyan açıklamaları ve tespitlerinden alıntılar yaparak konuyu tablo halinde örneklerle incelemenin yararlı olacağını düşünüyorum.
3. DIŞ DENETİM- SAYIŞTAY, İÇİŞLERİ BAKANLIĞI VE İLGİLİ BAKANLIK DENETİMİ
Dış Denetim olarak “Sayıştay Denetimi Çerçevesi ve İdarelerin Sorumlulukları” hakkında ayrıntılı bilgi verdikten sonra, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu ile yapılan değişikliklerle, özellikle performans denetimlerinin eski yasaya göre kamu faaliyetlerinin verimliliği, tutumluluğu ve etkinliğinin değerlendirildiği denetimlerden uzaklaşıldığı ancak Sayıştay web sitesi İngilizce versiyonuyla uluslararası arenaya farklı bir durum sunulduğunu görüyoruz. Bu konudaki detaylı açıklamalara bildiride yer verilecektir.
Ayrıca “Hesap Verme Sorumluluğu, Türleri, Sonuçları” ayrıntılı incelenerek, kamuoyunda sıkça karıştırılan mali ve hukuki ile cezai sorumluluk kavramlarına açıklık getirilmiştir. Konunun daha iyi anlaşılabilmesi için kesinleşmiş Sayıştay infazının yerine getirilmemesiyle ilgili örneklere yer veren kitabımdan alıntılanan tablolar bildirimde sunulacaktır.[2]
Sayıştay denetimlerinin raporlanma sürecindeki takvim ise eleştirel bir bakış açısıyla detaylı anlatılarak, 6085 sayılı yasayla getirilen süre kısıtlamalarına uyulması halinde, henüz kesinleşmemiş ve/ veya bağımsız denetimden geçmemiş mali tablolar yüzünden, hazırlanan denetim raporlarında yaşanabilecek hata ve risklerin olabileceği endişesi paylaşılmıştır.
[1] Bkz.GÖĞEZ,Ahmet Baybars, Belediyelerde Sistematik Sorunlar ve Çözümler , Birinci Cilt, s. 23- 153- 154- 155- 156- 157- 158- 159- 160.
[2]Bkz. a.g.e..,Birinci Cilt, s. 87- 88- 89- 90.